Cómo emitir facturas intracomunitarias desde Shopify

Empiezas a vender desde Shopify a toda Europa. Una mañana entra un pedido de Munich: una empresa te pide la factura sin el 21% de IVA porque la operación es intracomunitaria y ya tributa el impuesto en su país, y tiene razón.

El problema es que el pedido en Shopify te entra con el 21% aplicado por defecto, y a partir de ahí te toca trabajo manual: emitir una factura a mano, devolver la diferencia al cliente, etc.

Un caso al mes te lo gestionas sin problema. Cuando empiezan a entrar varios a la semana, la operativa se vuelve más compleja y la posibilidad de cometer errores también.

Además, si habitualmente tienes clientes B2B, puede que la no sustracción automática del IVA durante el checkout afecte a tu conversión: Muchos potenciales clientes, ante la duda de si la empresa hará los trámites a posteriori o simplemente por la pereza de hacer el trámite manual, puede que dejen de comprarte.

Aquí vamos a contarte cómo preparar Shopify para recolectar el número de IVA de la Unión Europea y automatizar la emisión de facturas con un proceso 100% compatible con Verifactu.

Pero primero, veamos todos los requisitos y pasos necesarios:

1. Pedir y validar el número de IVA en el checkout
2. Recalcular los totales eliminando los impuestos
3. Emitir una factura exenta de IVA correctamente, conforme a Verifactu

Vamos a ello.

Acto primero: Configurando Shopify

Requisitos previos

En Shopify necesitarás primero comprobar que cumples los requisitos; aunque si estás leyendo esto seguramente ya lo haces:

• Tener Shopify Tax activo. Puedes ver el estado en Configuración > General > Impuestos y aranceles y consultar aquí como configurarlo.
• Disponer de una ubicación fiscal en la Unión Europea.

Precios guardados sin impuestos

Muy importante: Shopify tiene un bug donde los impuestos no se excluyen cuando los precios de los productos ya están guardados con sus respectivos impuestos. Para que Shopify los excluya correctamente, necesitarás que los precios de tus productos estén guardados en Shopify sin impuestos.

Puedes verificar tu configuración en Configuración > General > Impuestos y aranceles y navegar hasta Configuración global. Allí verás la opción Incluir impuesto sobre las ventas en el precio del producto y la tarifa de envío.

Pero además, cuidado con este efecto secundario: al desactivar la opción, los precios visibles de tus productos no se actualizan automáticamente. Un producto que costaba 10 € con el 21% de IVA ya incluido pasará a costar 12,10 €, porque ahora el IVA se suma en el checkout en lugar de venir incluido. Shopify ofrece edición masiva para corregir los precios del catálogo entero sin tener que ir uno por uno.

Activa el correspondiente campo en el checkout

Una vez tengas los puntos anteriores en orden, activa el campo "Número de IVA de la empresa".

1. Para ello, desde el panel de Shopify, ve a Configuración > Pago.

2. En la sección Información del cliente, localiza el campo Número de IVA de la empresa y selecciona Opcional.

3. Pulsa en Guardar para aplicar la configuración.

Valida que todo funcione correctamente

La forma más rápida es hacer un pedido de prueba con un cliente europeo simulado:

1. Añade al carrito un producto que en España lleve IVA y dirígete al checkout.

2. Introduce una dirección de envío en cualquier país de la UE distinto de España. Por ejemplo: Via Mantova 166, 43122 Parma, Italia.

3. Te aparecerá un campo adicional solicitando el número de IVA, ¡vamos bien!

4. Introduce un número de IVA válido, por ejemplo el IT01654010345. Shopify lo validará contra VIES y lo marcará como correcto.

5. Comprueba que los impuestos del total del pedido se han eliminado.

Si el total de impuestos se ha reducido a cero, enhorabuena, tienes la parte de Shopify lista. Lo que sigue es la emisión de la factura.

Acto segundo: Emite una factura automáticamente

Llegados a este punto ya tienes el número de IVA intracomunitario validado y los impuestos del pedido correctamente calculados.

Ahora te falta crear una factura acorde con la legislación española y subirla a Verifactu.

Lo que la AEAT espera ver, sin entrar en una clase de fiscalidad, son tres piezas:

• El NIF-IVA del cliente, validado en VIES en la fecha de la operación. No vale el código fiscal francés sin el prefijo FR, no vale un IVA alemán que VIES marca como inválido. Si VIES no lo valida, no puedes aplicar la exención.
• Tu propio NIF-IVA español debidamente dado de alta en el ROI (Registro de Operadores Intracomunitarios) mediante el modelo 036. Si no estás dado de alta en el ROI, no eres operador intracomunitario a efectos de la AEAT, y la exención no se sostiene en una inspección.
• La coletilla legal que indica la causa de la exención. Es texto literal, va en la factura visible para el cliente, y es lo que evita que la operación se reclasifique como sujeta no exenta. La inversión del sujeto pasivo del cliente europeo (su obligación de declarar el IVA en destino) depende de que esta coletilla esté escrita.

Te dejamos la coletilla en dos versiones. La castellana, que basta para cumplir:

Operación exenta del IVA en virtud del artículo 25 de la Ley 37/1992 del IVA. Entrega intracomunitaria de bienes.

Y la bilingüe, que evita conversaciones por email con clientes europeos que la ven por primera vez:

Operación exenta conforme al artículo 138 de la Directiva 2006/112/CE. Intra-Community supply of goods, VAT exempt.

Ten en cuenta que Shopify tiene un sistema básico para generar facturas, pero desafortunadamente no cumple con los requisitos de la legislación española:

• No incluye la coletilla legal.
• No cumple con Verifactu.

Cómo emitir una factura legal en España

La app más utilizada en Shopify para la emisión de facturas Verifactu en España es EasyVerifactu. Está hecha por nosotros y si lees las valoraciones verás que nuestros clientes nos valoran consistentemente con 5 estrellas.

La app funciona prácticamente sin configuración alguna, y además dispones de un entorno de pruebas para entender su funcionamiento sin riesgo de emitir y publicar facturas erróneas.

Para comprobar la correcta emisión de la factura de forma automática simplemente:

1. Instala la app
2. Crea un pedido de prueba con destino la UE. Puedes usar los datos de prueba mostrados anteriormente.
3. Verifica que la factura creada contiene la información fiscal correcta, la coletilla legal y el código QR de Verifactu.

¡Ya lo tienes! Solamente te falta hacer llegar la factura al cliente. Puedes pedirle a EasyVerifactu que lo haga por ti, o descargar la factura y enviarla desde tu correo.

Cumpliendo con Verifactu

Todas las exigencias de la Agencia Tributaria en relación a las facturas intracomunitarias y Verifactu están delegadas al creador del software de facturación (en este caso EasyVerifactu).

Tu única obligación como empresario o autónomo es usar un software homologado; este debe encargarse de codificar y publicar la transacción a los servidores de la AEAT de forma correcta.

Resumen

Adaptar Shopify a la exención de IVA de la UE no es complejo, pero la información de la propia documentación de Shopify no es clara ni directa. Tampoco habla de las limitaciones como aquella referente a la necesidad de usar precios sin impuestos.

Esperamos que esta guía te haya ayudado a hacerlo más fácil. Si te surgen dudas puedes igualmente contactar con nosotros; estaremos encantados de ayudarte.