Cómo Doña Sol pasó de revisar cada rectificativa a no tocar ninguna

Doña Sol vende joyería online a toda España. La marca arrancó en 1984 con una tienda en Córdoba y en 2017 dio el salto al e-commerce. A medida que las ventas online han ido creciendo, también lo ha hecho la presión sobre el equipo financiero para mantener la facturación al día.

La facturación de las devoluciones era un quebradero de cabeza

Antes de migrar a EasyVerifactu, Doña Sol utilizaba PrestaShop y un software de facturación propio. Para las ventas estándar funcionaba bien.

Los reembolsos eran otra historia: el sistema no era capaz de generar las facturas rectificativas correctamente, así que cada devolución se procesaba a mano. Abrir el sistema, identificar la factura original, comprobar importes, generar la rectificativa, cuadrar con el banco: una cadena de pasos lenta y propensa al error humano. El equipo de finanzas dedicaba más de 20 horas al mes solo a procesar rectificativas a mano.

Cuando Doña Sol decidió migrar su tienda a Shopify, el equipo de finanzas aprovechó para repensar de raíz los procesos de facturación.

Verifactu estaba a la vuelta de la esquina y la decisión fue clara: la nueva herramienta tenía que automatizar la facturación de Shopify de forma fiable y estar alineada con la regulación española, tanto con Verifactu como con lo que venga después.

La solución: facturación automática y un kickoff con pruebas previas

Doña Sol eligió EasyVerifactu. Antes del corte, el equipo técnico probó la integración sobre los pedidos reales, verificó que la numeración de serie quedara consecutiva entre el sistema anterior y el nuevo, y acompañó a Doña Sol durante las primeras semanas en producción.

Desde ese momento, los reembolsos de Shopify generan la factura rectificativa en EasyVerifactu de forma automática. Cada rectificativa sale con la fecha del día en que se procesa el reembolso, en el trimestre que corresponde. Devoluciones parciales, devoluciones de varias líneas de un mismo pedido, devoluciones que cruzan trimestre: todas pasan por el mismo flujo, sin pasar por las manos del equipo de finanzas.

Los números sí cuadran

Para Doña Sol, y para cualquier negocio, que los números cuadren entre Shopify, el programa de facturación y la información de la Agencia Tributaria es indispensable.

Es la señal más rápida de que toda la cadena ha funcionado: cada pedido se ha facturado y cada factura ha llegado a la AEAT sin sorpresas escondidas en la contabilidad.

Doña Sol lleva siete meses con EasyVerifactu y los totales de las tres plataformas siempre han cuadrado al céntimo.

"El primer mes crucé los datos de Shopify con EasyVerifactu y la AEAT esperando encontrar diferencias; no las había. Crucé el segundo y el tercero; nada. A los siete meses sigo cruzándolos por costumbre, pero jamás he encontrado un error."

— Ana

A día de hoy, Verifactu ha dejado de ser un asunto pendiente. El negocio sigue creciendo y la facturación se mantiene en su sitio, sin generar carga administrativa.